泉正人「仕組み整理術」(ダイヤモンド社)

最近、「超整理手帳」をメインにしてgoogleカレンダーをサブで用いながらスケジュール管理を始めましたが、肝心の「超整理法」の原点である整理整頓がなかなかできないのが現状でした。我輩は、比較的コンピューター関係ものの整理については結構自信があって、いたずらにフォルダを増やしたりせず、パソコンの大きな特徴である検索性を有効活用して、いつどんなデータを保存したのかをファイル名で管理して、アクセスできるように工夫しています。


一方で、あまり得意ではないのが紙の管理。リアル社会の整理整頓がどうも昔から得意ではありません。どうすれば生理整頓された状態が長く続けられるのかを考えていた時に、たまたま仕事場の先輩が持っていた本を貸していただけまして読んでみたのがこの本、泉正人さんの「仕組み整理術」という本でした。





本のポイントは、ズバリこれでしょう!!


「基本は、統一化、一元化、自動化。ルールを設け、ルールを徹底する。」


簡単なこと、大切なことではありますが、実践できていなかったのがルール化することなんだなぁということを改めて実感しました。


本の目次はコレ↓。

はじめに
最小限の努力で最大の成果を得る「仕組み」
「仕組み」整理術のメリット


PART 01　なぜ、整理が必要なのか?

01――整理術の目的はあくまでも仕事の効率化にある
「仕事の効率化」を目的とした実践的な整理術

02――整理下手は、ビジネスにおいて大きなマイナス
整理ができない人に見られる傾向
整理するのに能力はいらない
整理すればムダな動きがなくなる
整理することの効果
「仕組み」整理術で生み出した時間をいかに使うか
仕事の整理に「仕組み」を導入してみる

03――「仕組み」整理術とは何か？
整理する対象は何か
「仕組み」があれば「記憶力」はいらない
「仕組み」はできるだけシンプルな方がいい
すぐに整理術を始めよう


PART 02　書類&机まわりの整理

01――最高の環境をつくるために必要な「整理術」
ものを探している時間がムダ
ものの場所を記憶することはムダ
捨てることの重要性
使ったら「戻す」ことも重要
そもそも紙を受け取らない

02 ――ファイリングは情報を有効活用する「仕組み」
書類の状態にはフローとストックがある
フロー書類とストック書類の整理方法
サイズ・形は統一する
作業中の書類はクリアファイルに
トレーの使い方
クリアブックで重要書類をストック
とりあえず保管しておくもの

03――机を快適なワークステーションにする
机の上をレイアウトする
時には片付けないことも

04 ――本・雑誌、名刺の整理
読んだ本はレバレッジ・メモを作成
雑誌は必要なページだけ切り取って捨てる
名刺は定期的に整理

05――整理する目的をもう一度はっきりとさせよう
整理する目的を思い出そう


PART 03　PC&メールの整理

01――一台のPCを徹底的に使いこなす
ITリテラシーが問われる時代
PCを自分の外付け脳にする
一台のPCに情報を集約する
ノートPCに何を入れるか
検索はGoogleデスクトップに任せる

02――PC内の整理にも「仕組み」を。フォルダは大ざっぱに分類
ファイル名の付け方は重要
デスクトップはきれいに整頓
進行中案件はフォルダを作りデスクトップに
バックアップの「仕組み化」でリスク管理

03――インプットする情報も「仕組み」で効率化
情報は量で勝負。受け身になって浴びる
ブログの最新情報はRSSリーダーに
雑誌は定期購読して情報を集める
メールマガジンは別のメールソフトに
情報収集のテーマを持つ
情報スクラップにはeMemoPadを使う
定期的に見返したい情報はTO DOでメモする
議事録も「仕組み化」で価値を高める
新聞情報の収集は日経テレコンに任せる

04――膨大なメールも「仕組み」でスピーディーに処理する
メールは一度しか読まない。その場で返信
早く返信すれば、相手も素早く対応してくれる
既読メールは「分類項目」で整理


PART 04　頭の整理

01――忙しいと頭の中がモヤモヤする？
懸念事項が多いと頭が混乱する
頭を「空っぽ」にしよう

02 ――「やるべきこと」をTO DOにすべて書き出そう
TO DOには何でも書き込む
TO DOはアウトルックで管理

03――仕事を積極的に他人に任せよう
他人に任せる基準は「時給」

04――チェックリストで業務が整理され、効率化する
誰にでも同じように仕事ができる「仕組み」

05――会議も「仕組み」で徹底的に効率化する
参加者全員が会議の議題を把握しておく
議事録はその場で作成、その場で送信

06――新規事業の可否も「仕組み」で判断
チェックリストでビジネスアイデアをふるいにかける

07――仕組みは徹底する・継続することが大事
「仕組み」を守り続ける「仕組み」

08――モチベーションを高める「仕組み」


PART 05　時間の整理

01――「仕組み」整理が時間の質を変える
「仕組み」で時間の質に変化が

02――時間の整理にもTO DOを利用
定期的なタスクを設定する
アイデアもTO DOに入れて温める
ルールもTO DOに入れておく
TO DOにしたがって淡々と仕事をする
すき間時間も有効活用

03――集中できる環境は、仕事を効率化する「仕組み」の一つ
「がんばるタイム」を導入しよう

04――電話の時間も「効率化」できる

05――人生の半分は仕事。土日と平日を分けて考えない


あとがき

特に参考になったのが、「書類&机まわりの整理」の部分。要するに自分の一番苦手なところです。


・モノを探している時間がムダ
・モノがどこにあるのかを記憶することはムダ


おっしゃるとおりだと思いますし、自分にも心当たりがありますね。大掃除なんかをしてその後に自分の中でルールを作るんですが、それはあまり長続きしたことがない...(苦笑)。どこに何を置くのかというルール化はシンプルなものにしなければなりません。そうしないと、整理ばかりにエネルギーを費やしてしまうと本末転倒になってしまいます。


そんな中で「書類の整理方法」についての記述が...。泉氏は、書類を2種類に分けていて、「フロー書類」と「ストック書類」であって、前者が現在進行中の書類であるのに対して後者は終了した仕事や契約書などの重要書類のこと。「フロー書類」は使う頻度が多いため、近い場所、すぐに取り出せる場所に、クリアファイルなどにまとめて置いておくと...。クリアファイルもすぐに何かが分かるようにきちんとタイトルを書いておくとよいと本には書いてありました。クリアファイルの管理は、野口先生の「超整理法」に掲載されている方法にしたがって、新しいもの・使ったもの順に管理をしていく。念のためにとっておくものはダンボールに保管。そして、「フロー」と「ストック」の2種類に該当しない書類は処分すると書いてありました。


そして、引き出しの使い方もきちんと描いておき、それにしたがってデスクをワークステーションに仕立て上げるというわけです。


これから大掃除のシーズンですし(できるかなぁ、それすら...)、きちんと整理方法を考えながら掃除をしていき、新年を迎えたいなぁと妄想しています(笑)。仕事オフィスも当然ですが、家庭も...。



今まで何も考えずに整理整頓をしてきたのは全く以って恥ずかしい話ですが、これからはきちんと実践したいと思います。